Teadmusjuhtimine 3.2 – “Avatud ruumi tehnoloogia” (Open Space Technology)

Valisin teadmushõive ja –loome süsteemi sobituva tehnoloogia, mis võimaldab teadmuse sotsialiseerimist ja kombineerimist. Avatud ruumi meetodi (ARM) mõtles välja Harrison Owen 1980. aastate alguses.

Kui ta avastas, et inimesed hindavad konverentsil oldud ajast kõige kasulikumaks just kohvipause, püüdis ta leida viise, kuidas saaks koosolekule lisada kohvilauaäärset sünergiat ja innustust. Oweni meelest on kõige olulisem kasutada ARMi õige eesmärgi saavutamiseks õiges situatsioonis – tehnika sobib olukordadesse, kus erineva taustaga inimesed tegelevad keeruliste (ja vastuoluliste) küsimustega, mille vastused ei ole ette teada, otsides innovatiivseid ja töötavaid lahendusi. Meetodit kasutatakse äriettevõtetes, aga ka ühiskondlike küsimustega tegelemiseks. See sobib eriti hästi suurte huvigruppidega tulemuslikult ja kiirelt töötamiseks.

Kõige olulisem on selge fookus – tuleb rääkida vaid kõige olulisemast. Esmalt tuleb defineerida, mida soovitakse saavutada (kõige parem, kui see on küsimuse vormis), eesmärk ei tohi olla liiga väike. Kuna ARM balansseerib kahel alustalal – kirg ja vastutus (passion and responsibility), peab teema olema iga osaleja jaoks isiklikult oluline. Seega peaksid osalema need ja ainult need, kellel on olemas soov ja võimalus protsesse mõjutada ja kaasa rääkida. Oluline on inimeste kohalolu (authentic presence), millel on neli etappi (1. ilmu kohale, 2. ole olemas (be present), 3. räägi tõtt ja 4. ära hoia kinni (let it all go)). See tähendab, et kellelgi ei ole kontrolli sündmuste üle, igal on vastutus vaid oma tegude eest ning lõpptulemus ei pruugi vastata ootustele.

ARMil on üsna kindel struktuur – lühikese aja jooksul (1-3 päeva) toimuvad arutelud, mille käigus tekkinud ideed, arutluskäigud, info, soovitused, järeldused ning tegevusplaanid kogutakse raportiks, mis enamasti trükitakse samas valmis ning antakse lahkuvatele osalejatele kaasa. Seejärel avalikustatakse tulemused ka mitteosalejatele, kes saavad lisada oma panuse ning jätkatakse prioritiseerimise ja elluviimisega. ARM saab toimuda kohas, kus kõik osalejad mahuvad ühte ruumi kokku (kõige parem, kui ringikujuliselt) ning (suure hulga osalejate korral) on olemas ka eraldi ruumid, kus saab töötada gruppidena. Tehniliste vahendite poolest on tarvis tahvlit, millele saab ideed kirjutada, nii et kõik näeksid. Samas on struktuuri sees inimeste käitumine vaba – inimesed jagunevad gruppideks, mis käsitlevad põhiteema erinevaid tahke ning igaüks saab tegeleda enda jaoks kõige olulisema(te) teema(de)ga.

ARMi käik:
1. teema tutvustamine (inspireeriv provokatiivsus) – kõigepealt tuleb äratada inimestes kirglikkus, positiivsed ootused.
2. sündmuste käigu kirjeldamine
3. Järgnevalt tutvustatakse nelja põhimõtet:
• Kes tuleb, ongi õige inimene (st tahab osaleda ja on pädev selleks)
• Mis juhtub on ainus asi, mis saabki juhtuda (ka siis kui korraldajad on oodanud midagi muud)
• Kui see algab, on õige aeg (meetod eeldab paindlikku ja loovat suhtumist, mitte jäika ja närvilist kinnipidamist plaanitud ajakavast)
• Kui see on läbi, siis on läbi (ei ole mõtet venitada, kui töö on juba tehtud)
KAHE JALA SEADUS: Kui osaleja leiab, et tal ei ole enam midagi anda või võtta, siis ta liigub edasi.
4. Siis tulevad inimesed ükshaaval grupi keskele, deklareerivad oma teema, kirjutavad selle paberile ning kleebivad seinatahvlile (Owen ütleb, et sel moel on kindel, et teema on just see, millesse inimene suhtub piisava kirglikkuse ja vastutustundega) – see ei tähenda, et inimene peaks olema vastava ala ekspert. Iga teemaga on seotud aeg ja koht (mis võib olla täiesti mitteametlik). Siin toimub ka esmane grupeerumine, kuna sama ideed pole mõtet mitu korda välja käia.
5. Igal osalejal on võimalik liituda mistahes teemaga ning järgmine etapp ongi grupeerumine turul (The Village Market Place). Liituda võib mitme erineval ajal töötava grupiga, aga ka mitme samaaegse grupiga.
6. Grupi töötamise käigus dokumenteeritakse grupi tegevust: pannakse kirja osalenud ning olulised mõtted, mis töö käigus tekkisid
7. Kui grupis töötamise aeg on otsas, siis kogunetakse taas kokku ning igaühel on võimalik ennast kõigi ees väljendada.
8. Samal ajal prinditakse välja töötubade materjalid ning jagatakse need AR osalenutele. Meetodi väljatöötamisest saadik on tehnoloogia arenenud nii kaugele, et printida ei ole muidugi vajalik, materjalid saab lihtsalt üles panna või siis on neid juba võimalik teha avatud keskkondades.
9. Järgneval perioodil on võimalik kõigil huvilistel materjalidega tutvuda ja edasi töötada.

Owen ütleb, et ARMi tulemused on kahepoolsed – üks on eesmärgiks seatu saavutamine, see toimub pikema aja jooksul pärast ARMi koosoleku toimumist, kuid ARMi kohene mõju on näha osalejate edasises tegevuses (advanced human performance), see tähendab, et protsessis osalenud ei vajanud enam juhtimist vaid muutusid töötajatena või töötajate grupina ennastjuhtivaks (self-manage). ARM võib olla ka õppiva organisatsiooni tööriist, selle abil saab kombineerida teadmisi, leida mentoreid, huvikaaslasi, koos õppida.

Kasutatud kirjandus:
Ülevaade
Harrison Owen oma sõnadega

Eesti keeles
Eestikeelne kirjavigadega mõistekaart

Advertisements

Lisa kommentaar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Muuda )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Muuda )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Muuda )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Muuda )

Connecting to %s